Het notariaat door de ogen van… officemanager Iris van der Vis

Ben jij benieuwd hoe het is om te werken bij een notariskantoor? In Door de ogen van… kijk je mee met jonge professionals in het notariaat. Hoe ziet hun werkdag eruit? Wat vinden ze leuk aan het vak? En hoe zijn ze eigenlijk in het notariaat terechtgekomen? Deze keer: het notariaat door de ogen van officemanager Iris.

Iris is 23 jaar en werkt inmiddels zo’n vijf jaar bij een notariskantoor. Ze begon daar als stagiair tijdens haar opleiding tot officemanager en is na haar opleiding blijven hangen. Inmiddels is ze doorgegroeid naar een veelzijdige functie. Zo ontvangt ze cliënten en beantwoordt ze telefoontjes, maar houdt ze zich ook bezig met het voorbereiden van dossiers, legalisaties en werkzaamheden rondom het Kadaster.

Waarom heb je gekozen voor een opleiding tot officemanager?

“Mijn moeder werkt zelf ook in dit vak. Daardoor sprak het werk mij eigenlijk sowieso al aan. Ik vond het leuk om te zien wat zij deed en wat haar werk inhield.”

“Ik heb op het Horizon College in Alkmaar de opleiding tot office manager/secretaresse gevolgd. Daarvoor heb ik op de middelbare school Zorg en Welzijn gedaan. De opleiding tot officemanager leek me een leuke keuze, omdat je natuurlijk bij heel veel verschillende bedrijven terecht kunt. Ik hou ervan om dingen aan te pakken, dingen te regelen en alles een beetje op een rijtje te zetten.”

Hoe kwam je uiteindelijk bij een notariskantoor terecht?

“Dat was eigenlijk niet omdat ik dacht: ik moet per se bij een notariskantoor werken. Het notariskantoor had een vacature online gezet, volgens mij ook op Instagram. Mijn tante stuurde die naar mij door.”

“Toen ben ik op de website gaan kijken en zag ik dat het er heel leuk uitzag. Het kantoor was heel kleurrijk en dat vind ik zelf ook belangrijk. Ik vind het fijn als een kantoor er gezellig en sfeervol uitziet. Toen dacht ik: dit spreekt me eigenlijk wel aan. Ik heb gesolliciteerd en ben toen eigenlijk gewoon gelijk aangenomen.”

“Ik heb mijn stage afgemaakt en daarna was ik klaar met school. Ik had op dat moment nog niet echt de behoefte om een andere opleiding te gaan doen. Ik had het hier gewoon heel erg naar mijn zin en kreeg steeds meer werkzaamheden die ik kon gaan doen. Dus ik zat hier gewoon helemaal goed. En nu nog steeds.”

Wat doet een officemanager allemaal op een notariskantoor?

“Als officemanager help je eigenlijk de notaris. Je verwelkomt mensen, neemt de telefoon op, maakt dossiers aan, bestelt dingen en regelt bijvoorbeeld uitjes. Je bent eigenlijk een soort regelaar van het kantoor.”

Hoe ziet een dag van jou op kantoor eruit?

“Ik doe nu eigenlijk meer dan alleen officemanager. Ik begon natuurlijk met bepaalde taken en ik heb er inmiddels meer gekregen, omdat ik hier vijf dagen in de week werk en ik zit hier nu al vijf jaar. Dus ik weet inmiddels wel meer van het notariaat. Mijn dag ziet er zo uit: als de telefoon overgaat, ben ik degene die hem opneemt. Als klanten aanbellen of een afspraak hebben, doe ik de deur open, zorg ik voor koffie en thee en breng ik ze naar de juiste ruimte.”

“Maar ik maak ook heel veel dossiers aan, onder andere op het gebied van familierecht en onroerend goed. Ik bereid dossiers voor en zet dingen klaar voor de notaris. Ook maak ik stukken klaar om bijvoorbeeld naar het Kadaster te versturen. En als mensen een hypotheek nemen, mag ik ook tekenen namens de bank.”

“Ik houd me daarnaast bezig met royementen en doe ook legalisaties. Dus mijn dagen bestaan eigenlijk uit een combinatie van dossiers voorbereiden, klanten ontvangen, koffie en thee verzorgen en de telefoon beantwoorden. Het is heel divers.”

Vind je de juridische kant van je werk ook leuk?

“Ja, dat vind ik heel fijn en ook heel leuk om te doen. Ook omdat ik natuurlijk veel met mensen in contact ben.”

“Juridisch gezien vind ik het leuk om dingen uit te zoeken. Je moet bijvoorbeeld informatie bij het Kadaster opvragen, zoals eigendomsinformatie en hypotheekinformatie. Daarvoor moet je soms weer een brondocument opzoeken.”

“Je bent eigenlijk steeds een soort onderzoek aan het doen. Dat vind ik heel erg leuk.”

Heb je een favoriet rechtsgebied?

“Ik werk het liefst met onroerend goed. Bijvoorbeeld met huizen, hypotheken of verdelingen. Dat vind ik zelf leuk om te doen.”

“Bij familierecht bereid ik vooral het team en de dossiers voor en start ik de dossiers op. Inhoudelijk doe ik daar minder mee. Daarom ligt mijn voorkeur toch meer bij onroerend goed.”

Welke vaardigheden heb je nodig voor jouw werk?

“Je moet geduld hebben. Ik heb heel veel contact met klanten en ben vaak het eerste aanspreekpunt. Ik ben degene die als eerste de telefoon opneemt. Dan is het natuurlijk belangrijk dat je mensen goed te woord kunt staan en ze goed kunt helpen.”

“Daarnaast moet je goed overzicht kunnen houden en gestructureerd kunnen werken. Bij onroerend goed heb je natuurlijk bepaalde data en deadlines. Je moet je werk goed per datum kunnen afwerken.”

“Je werkt eigenlijk volgens een bepaalde volgorde. Je kunt niet zomaar denken: dit dossier vind ik leuker, dus die doe ik eerst. Je werkt echt volgens een schema, met wat er morgen, overmorgen en daarna moet gebeuren. Je moet dus wel goed een planning voor jezelf kunnen maken.”

Had je vooraf veel moeten weten over het werken op een notariskantoor?

“Nee, mijn ervaring is juist dat je er gewoon in kunt stappen. Ik heb zelf geen opleiding voor het notariaat gedaan. Ik kwam hier gewoon als officemanager en je leert hier echt ontzettend veel.”

“Je moet het gewoon doen en ervaring opbouwen. Je leert vooral heel veel in de praktijk.”

Wat maakt jouw werkdag leuk?

“De klanten, sowieso. En het is hier elke dag anders. Geen dag is hetzelfde.”

“Je hebt familierechtzaken waarbij mensen die niet met elkaar spreken, of mensen die juist een woning gaan kopen, of mensen die uit elkaar gaan en mensen die komen vanwege een overlijden. Je hebt eigenlijk iedere dag weer iets anders.”

“Dat zie je ook bij het aanmaken van dossiers. Dan zie je dat iets bijvoorbeeld uit een erfenis komt, of dat het om een heel jong stel gaat of om twee broers. Het is gewoon iedere dag anders en dat maakt het leuk.”

Welk advies zou je geven aan iemand die in het notariaat wil beginnen?

“Go with the flow! Het kan natuurlijk best wel stressvol zijn, maar probeer het vooral leuk te houden samen.”

“Je hebt iedereen nodig op een kantoor. Wij zijn echt een team en iedereen heeft daarin zijn eigen taak. ”

“Als ik even weg ben geweest of terugkom van vakantie, zeggen ze ook: ‘Iris, we hebben je echt gemist.’”

“Mijn met het notariaat is juist dat je er gewoon in kunt stappen. Je leert hier echt ontzettend veel.”

Naam: Iris van der Vis
Functie: Office manager/Notarieel Secretaresse bij Notaria in Alkmaar (Noord-Holland)
Sinds: 2021
Opleiding: Opleiding tot Officemanager, Talland College (voorheen Horizon College Alkmaar)